Текст відповіді повинен викладатися чітко, послідовно, коротко, вичерпно давати пояснення на всі поставлені листі питання. У разі підтвердження фактів, викладених у скарзі, у відповіді зазначається, яких заходів вжито за зверненням громадянина. До відповіді додаються оригінали документів, додані заявником до листа.
Результатом розгляду запиту інформації є надання необхідних відомостей, надання роз'яснень або мотивована відмова у наданні інформації.
У зверненні громадянин в обов'язковому порядку зазначає своє прізвище, ім'я, по батькові (останнє — за наявності), адресу електронної пошти, за якою мають бути надіслані відповіді, повідомлення про переадресацію звернення. Громадянин має право прикласти до такого зверненню необхідні документи та матеріали в електронній формі.
11 Закону "Про порядок розгляду звернень громадян Російської Федерації". Встановлено, що відповідь на звернення не надається у разі, якщо в письмовому зверненні не зазначено прізвище громадянина, який направив звернення, або поштову адресу, за якою має бути направлена відповідь.
1. Письмові відповіді (повідомлення) на письмові звернення викладаються мовою звернення. Письмові відповіді повинні бути обґрунтованими та мотивованими (при необхідності – з посиланнями на норми актів законодавства), утримувати конкретні формулювання, що спростовують чи підтверджують докази заявників.
Офіційно привітайте людину, якій ви відповідаєте, назвавши її «Шановний» і вказавши її титул (наприклад, пан, пані чи д-р). Почніть із пропозиції, що повідомляє, що ви відповідаєте на його лист. Потім прямо і коротко дайте відповідь на його запитання або побоювання. Подякуйте йому за те, що він зробив запит, і поставте свій підпис.
Письмове звернення, що надійшов до державного органу, органу місцевого самоврядування або посадової особи відповідно до їх компетенції, розглядається протягом 30 днів з дня реєстрації письмового звернення, за винятком випадку, зазначеного у частині 1.1 цієї статті. 1.1.
Встановлений термін розгляду письмового звернення – 30 днів з моменту реєстрації звернення в органі. У виняткових випадках цей період може бути збільшений керівником органу на 30 днів. Про продовження терміну розгляду звернення громадянина має бути повідомлено.